¿Qué es un auxiliar administrativo? Conoce su importancia

Desde clínicas de salud hasta pequeños negocios y pyme, pasando por grandes multinacionales: los auxiliares administrativos son figuras recurrentes en todo tipo de empresas. Sin embargo, ¿sabes qué es exactamente un auxiliar administrativo? En este artículo te damos las claves para conocerlo y entender por qué este perfil profesional es tan importante. ¡Continúa leyendo!

Si quieres formarte en gestión administrativa a tu propio ritmo, estudia las Pruebas libres del Grado Medio en Gestión Administrativa, un curso desarrollado por CEAC. Te aportaremos la preparación necesaria para superar con éxito las Pruebas Libres y conseguir el título oficial de esta FP. ¡Solicita información!

Auxiliar administrativo: qué es

Seguro que, si te pedimos que menciones algunas de las tareas típicas de cualquier oficina, las primeras opciones que se te vendrán a la mente serán funciones propias de los auxiliares administrativos, como el archivado de documentos o la gestión de trámites. Partiendo de esta premisa, vamos a definir qué es un auxiliar administrativo.

Un auxiliar administrativo es un perfil profesional dedicado a mantener el orden y la organización de cualquier oficina mediante tareas de apoyo en la gestión administrativa. Entre ellas se incluye el registro y almacenamiento de la información, el archivado de documentos y la atención al público a través de diferentes vías.

El auxiliar administrativo es un profesional polivalente y muy capaz, pero suele estar bajo la supervisión de un superior jerárquico directo, que normalmente tiene también un perfil administrativo.

Aunque no entraremos ahora en detallar sus diferentes funciones, conviene hacer hincapié en que todas ellas son indispensables para que las empresas tengan una correcta organización y que los diferentes departamentos estén conectados entre sí, sin producirse una pérdida de información ni se traspapele documentación.

Desde un punto de vista operativo, ¡es una de las figuras más importantes de cualquier organización! Veamos a continuación por qué.

La importancia del auxiliar administrativo en una empresa

Como hemos visto en el punto anterior, al explicar qué es un auxiliar administrativo debemos tener en cuenta que se trata de una figura cuya principal misión es la de prestar asistencia, es decir, ayudar a otros profesionales en la realización de diversas tareas. En este caso, y como indica su propio nombre, se trata de tareas pertenecientes a la rama administrativa y que requieren de un importante conocimiento de la estructura empresarial para ser llevadas a cabo con eficiencia.

Además, por el aumento de la documentación que se genera diariamente en las empresas -como resultado directo de su actividad-, estos profesionales cualificados están cada día más valorados.

A continuación, mencionamos otras razones por las que un auxiliar administrativo es fundamental en cualquier empresa. ¡Toma nota de todas ellas!

• Puede trabajar en cualquier sector. Desde el agrícola hasta los servicios, desde la industria de la moda hasta la farmacéutica… En cualquier ámbito profesional en el que haya una empresa cuya actividad genere información, existe la necesidad de un auxiliar administrativo preparado para trabajar con esta, organizándola y archivándola de forma eficiente.
• Tiene un perfil idóneo para la atención al público. Aunque en algunas empresas existen perfiles concretos dedicados a la atención al público, los auxiliares administrativos están capacitados también para atender a clientes, proveedores e instituciones cuando sea necesario. Gracias a sus conocimientos de ofimática y tecnología básica, pueden hacerlo por vía telefónica, por correo electrónico o de manera presencial.
• Se encarga de tareas esenciales que otros profesionales no tienen tiempo y/o capacidad para llevar a cabo. Las tareas que realiza el auxiliar administrativo en su día a día pueden variar de manera considerable, y esto se debe en parte a que algunas de ellas son actividades que habitualmente se realizan en otros departamentos. Por falta de tiempo, o en algunos casos por falta de manejo en la gestión de trámites, el auxiliar administrativo puede ayudar a profesionales de los RR.HH., la dirección y cualquier otro departamento a realizar sus tareas. Por ejemplo, gestionando nóminas o redactando cartas y comunicados.
• Permite que las empresas tengan una buena gestión administrativa. En actos tan rutinarios como la contratación de un trabajador o la emisión de un comunicado general sobre las vacaciones de Navidad intervienen muchos elementos diferentes. Un auxiliar administrativo tiene la capacidad para organizar estas acciones y asegurar que todo el personal involucrado esté debidamente informado. ¡Sus dotes organizativas y su habilidad para la comunicación juegan un papel relevante!

¡Especialízate en Gestión Administrativa!

Después de conocer en detalle qué es un auxiliar administrativo y de profundizar en su relevancia dentro de la estructura de cualquier empresa, es probable que veas tu futuro profesional ocupando esta profesión. De ser así, tenemos la formación que necesitas para adquirir competencias en este ámbito, de manera flexible y con contenidos de calidad.

Estudia la FP de Grado Medio en Gestión Administrativa, un curso desarrollado por CEAC con el que adquirirás conocimientos en numerosas áreas de la gestión administrativa.

Esta formación cuenta con el aval de Sage, empresa líder en software de gestión empresarial, enfocada a la mejora de la gestión de pymes, autónomos y asesorías con todo tipo de software para negocios.

Al completar el curso estarás preparado/a para superar las Pruebas Libres y hacerte con el título oficial de esta FP, ¡pero esto no es todo! También tendrás la posibilidad de conseguir los siguientes certificados:

• Certificado de Profesionalidad de Actividades Administrativas de Recepción y Relación con el Cliente
• Certificado de Profesionalidad de Actividades de Gestión Administrativa
• Certificado Oficial de Sage50 Cloud
• Certificado Microsoft Office Specialist

¿Quieres conocer todas las ventajas de este curso? Solicita información rellenando el formulario de contacto. ¡No esperes más para apostar por tu formación y acceder a un mercado laboral en auge!

1. Auxiliar administrativo: qué es
2. La importancia del auxiliar administrativo en una empresa
3. ¡Especialízate en Gestión Administrativa!