¿Cuáles son las funciones de administrativo comercial? ¡Descúbrelas!

El administrativo comercial es un profesional orientado a la venta. Es él quien se ocupa de ejercer como intermediario entre los proveedores y su empresa, además de apoyar en la supervisión de diversos procesos de producción y gestión. Las funciones de administrativo comercial son, por lo tanto, numerosas y de naturaleza variada. En este artículo examinaremos en detalle todas sus responsabilidades y también descubriremos cómo es el perfil idóneo para ocupar esta demandada profesión.

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Funciones del administrador comercial: ¿cuáles son?

Los administradores comerciales asumen diversas funciones en su día a día. Estas pueden pertenecer a áreas muy variadas, desde documentación y gestión hasta atención al cliente o finanzas.

A continuación, veremos en detalle cuáles son sus principales funciones, teniendo en cuenta que estas pueden variar según las condiciones del puesto de trabajo o la empresa en cuestión. ¡Vamos allá!

Manejar documentos

El manejo y archivo adecuado de la documentación es una de las tareas clave de cualquier administrativo comercial. Esto incluye la organización de facturas, contratos, informes de ventas, correspondencia y otros documentos vitales.

Es una de las funciones de administrativo comercial más importantes, ya que un sistema de archivo organizado y meticuloso garantiza que la información esté al alcance cuando se requiera. Así, se facilita la toma de decisiones y se permite realizar un seguimiento eficiente de las transacciones comerciales.

Supervisar procesos comerciales

El administrativo comercial desempeña un rol esencial en el seguimiento de las ventas y la facturación. Esto implica mantener un registro actualizado de las ventas efectuadas, pero también elaborar informes que reflejen el rendimiento del equipo de ventas.

Gracias a la visión clara de las cifras y tendencias de ventas que facilita estas tareas, la empresa puede tomar decisiones informadas, sobre las que se basará para mejorar su rentabilidad y eficiencia.

Tramitar pedidos y controlar el stock

La gestión adecuada de inventario y los pedidos que ejecuta la empresa es crucial para evitar retrasos en la entrega de productos y asegurar que siempre haya suficiente stock disponible para satisfacer la demanda.

El administrativo comercial tiene la responsabilidad de mantener actualizada la base de datos de inventario, efectuar pedidos a proveedores y asegurarse de que los niveles de stock sean correctos.

Atender al público

Ofrecer un excelente servicio al cliente es uno de los aspectos clave para el éxito de cualquier empresa. Los administrativos comerciales suelen ser el primer punto de contacto para los clientes y proveedores, y su habilidad para interactuar con empatía y resolver problemas puede suponer un factor diferencial clave en la percepción que los clientes tienen de la empresa.

En el desarrollo de estas funciones, el administrativo comercial debe mantener siempre una actitud amable y profesional, para así fortalecer las relaciones comerciales y lograr la lealtad del cliente.

Analizar el mercado

El administrativo comercial suele encargarse también de investigar el mercado en el que opera la empresa. A través del análisis de la competencia, tendencias y oportunidades en áreas concretas, proporciona información valiosa para que los directivos o el equipo de marketing y ventas tome decisiones estratégicas.

Valiéndose de herramientas como encuestas, estadísticas y estudios de mercado, ayudan a identificar nichos potenciales, necesidades en los clientes y posibles mejoras en los productos o servicios ofrecidos.

Salidas a ejercer según las funciones de administrativo comercial

Pese a que en este artículo hemos hablado del administrativo comercial como un único profesional, la realidad es que, como resultado de las múltiples funciones que este puede ejercer, también sus diferentes salidas son numerosas.

Así, las salidas profesionales en esta profesión son diversas y ofrecen oportunidades de empleo muy atractivas, como las que veremos a continuación.

• Auxiliar administrativo/a: Empezamos por la salida profesional más habitual entre los administrativos comerciales, una que les permite ejercer sus funciones principales. Esto incluye gestionar la documentación de la empresa, participar en diversas tareas administrativas, facilitar la comunicación interna, organizar reuniones, y gestionar todo tipo de trámites y operaciones.
• Gestor/a de compras: En esta salida, el administrativo comercial se encarga de realizar pedidos, gestionar productos y organizar los servicios precisos para que la empresa funcione. Por ello, son esenciales las dotes organizativas y las habilidades de negociación.
• Responsable de atención al cliente: Las habilidades interpersonales y de resolución de problemas con agilidad son clave para esta salida. Las principales funciones del administrativo comercial aquí consisten en coordinar los procesos de atención al cliente, gestionando incidencias, resolviendo dudas y quejas, facilitando trámites, etc.
• Asistente comercial: Esta salida de administrativo comercial consiste en apoyar al equipo de ventas, organizando reuniones, programando visitas, gestionando el CRM y ordenando la agenda comercial. Para ocupar esta posición resulta crucial desarrollar habilidades de organización y comunicación en el mundo empresarial.
• Administrador/a comercial: Esta es la salida laboral idónea para administrativos comerciales que disfrutan con los aspectos logísticos y de planificación de cualquier proceso comercial. Su labor consiste en gestionar operaciones comerciales de todo tipo, desde envíos de materiales a adquisición de existencias.

Aptitudes clave para ser administrativo comercial

Para ser administrativo comercial resulta imprescindible reunir ciertas aptitudes y habilidades que harán que tengas éxito en este puesto de trabajo. A continuación, te contamos algunas de las más importantes que debes adquirir y desarrollar si quieres dedicarte a esta profesión. ¡Lee con atención!

• Habilidades comerciales. Al fin y al cabo, el puesto de administrativo comercial está muy orientado al negocio, y este profesional trabajará de forma conjunta con el departamento de ventas. Por ello, será esencial saber cómo influenciar de forma positiva en la decisión de compra del cliente.
• Buena comunicación. Aunque esta habilidad es relevante en cualquier ámbito profesional, es especialmente valiosa para las funciones de un administrativo comercial. Esto se debe a que la capacidad de comunicarse con claridad y persuasión resulta esencial para lograr una colaboración exitosa o atender a los clientes.
• Dotes de organización y planificación eficiente. Un administrativo comercial eficiente debe ser capaz de trabajar de manera organizada y de manejar múltiples tareas y plazos de entrega de forma efectiva. Contar con la habilidad de priorizar recursos y acciones permite que las operaciones fluyan y que los objetivos marcados se cumplan.
• Capacidad de trabajo en equipo. Los procesos de venta suelen ser largos e implicar a muchas personas, por lo que saber trabajar en equipo y comunicarse de forma fluida y directa, son aptitudes esenciales para ejercer correctamente las funciones de administrativo comercial.
• Capacidad de negociación. Esta es otra habilidad fundamental en el administrativo comercial. Saber negociar mediante el uso de argumentos convincentes es necesario para poder cerrar una gestión con éxito. Aquí también influyen otras habilidades relacionadas, como el carisma o el liderazgo.
• Conocimientos sobre condiciones contractuales. Para ejercer las funciones de administrativo comercial deberás estar al tanto de las últimas normativas y leyes sobre comercio, monedas extranjeras, impuestos, etc. De esta forma, harás que el proceso de negocio se lleve a cabo de forma fluida y sin baches.

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1. Funciones del administrador comercial: ¿cuáles son?
   1. Manejar documentos
   2. Supervisar procesos comerciales
   3. Tramitar pedidos y controlar el stock
   4. Atender al público
   5. Analizar el mercado
2. Salidas a ejercer según las funciones de administrativo comercial
3. Aptitudes clave para ser administrativo comercial
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