Cómo organizar un departamento de administración: pasos y tipos de estructuras

Saber cómo organizar un departamento de administración para que funcione como un reloj es una de las cualidades más valoradas en las empresas, a la hora de buscar a su próximo jefe de departamento. Si te interesa este mundillo laboral y ya estás trabajando en el sector, o estás pensando en formarte para hacerlo, no te pierdas esta guía paso a paso. Seguro que te saca de más de una duda…

Cómo organizar un departamento de administración (y no “morir” en el intento)

Cuando hablamos de departamentos de oficinas, a muchos de nosotros y nosotras nos viene a la cabeza una de las series más icónicas de los últimos tiempos. Hablamos de ‘The office’ en sus dos versiones: la original británica y la versión norteamericana, probablemente más celebrada en todo el mundo.

Esta serie es una magnífica herramienta para determinar qué NO hacer a la hora de organizar un departamento de administración, o cualquier otra sección dentro de una empresa. La falta de directrices claras (o el exceso de directrices “locas” por parte de Michael Scott, el jefe interpretado por un maravilloso Steve Carrell), la ausencia de reuniones eficaces y regulares, la inexistente división física de los departamentos y la sucesión de despropósitos que acontecen en la sucursal de la Dunder Mifflin Paper Company son celebrados cada día por millones de adictos a la serie.

Aunque hablamos de una ficción que claramente exagera todos estos aspectos, es cierto que hay empresas cuyo funcionamiento es muy deficiente por una mala organización de los departamentos. Y dentro de ellos, el de administración es uno de los más importantes: no hay que olvidar que por él entra y sale el dinero… Por eso, saber cómo organizar un departamento de administración es una herramienta básica para labrarse un futuro en el sector. Y es algo que solo dominarás si apuestas por una formación oficial, puesta al día y con prácticas homologadas, como el Grado Superior de FP en Administración y Finanzas de CEAC FP, que puedes estudiar de forma presencial y a distancia.

Tipos de estructura organizativa: jerárquica y funcional

En el mundo empresarial, hay tantos métodos para organizar departamentos como personas encargadas de hacerlo. Pero al final, la cuestión es crear una estructura organizativa que defina cuáles son los roles de cada miembro del equipo y cómo se distribuyen las responsabilidades. En general, hay dos tipos de estructura:  jerárquica y funcional. ¿Cómo saber cuál es la más indicada para cada caso? A continuación te explicamos en qué consisten:

Estructura jerárquica

Es la más tradicional y se basa en la jerarquía de puestos, habitual en la empresa de toda la vida. En ella, los jefes del departamento de administración encargan o delegan distintas tareas a los miembros del equipo. En los equipos grandes suele haber coordinadores o supervisores que actúan como enlace entre los jefes y el staff. Es una estructura sencilla y clara que funciona bien en departamentos y empresas pequeños.

Estructura funcional

En este caso, el departamento se organiza en base a funciones específicas de las que se responsabiliza una persona o grupo en concreto. Las jerarquías se diluyen y el trabajo es más colaborativo, aunque siempre debe haber una figura que coordine la actividad y verifique que se cumplen los objetivos. Es una estructura más habitual en empresas grandes con espíritu menos tradicional.

Cómo organizar un departamento de administración paso a paso

Por supuesto, cada caso es un mundo. Y si te toca organizar un departamento de administración en un momento dado, tendrás que ir aprendiendo sobre la marcha. Pero estos consejos te pueden ser muy útiles:

• Trabaja con el departamento, no contra él. Aunque parezca mentira, en lugares donde trabajan varias personas suele ser más importante la cooperación que la eficiencia. Observa cómo funcionan los procesos y los roles, y adáptate a ellos. Eso sí, lo más probable es que tengas que hacer cambios en lo que no funcione bien, y ahí tendrás que ser claro (aunque recibas alguna mala cara que otra): bajar el gasto de material, mejorar los procesos para agilizarlos, conseguir que todo esté bien ordenado…
• Planifica las tareas. Establece un plan para reorganizar el departamento y modernizar los procesos. Haz reuniones con tu equipo para, entre todos, elegir unas horas a la semana para ir sacando el trabajo adelante. Tendréis que actualizar bases de datos y agendas de contactos, organizar los archivos de forma más eficiente, deshaceros de material estropeado o innecesario…
• Si es necesario, reorganiza las tareas y/o los roles. Cuando un departamento de administración lleva muchos años igual, las funciones del equipo se diluyen. Puede que un técnico en contabilidad esté haciendo tareas de administración, o similar. Reúnete con tu equipo, juntos y por separado, e infórmate de qué es lo que hacen, si es realmente de su competencia, qué les gustaría hacer y cuál es su especialidad.
• No te duermas en los laureles. Aunque tu departamento haya quedado como la patena, no te fíes. Es muy fácil volver a caer en las viejas costumbres… Cada mes, mantén una reunión con tu equipo para actualizar procesos, mejorarlos o renovarlos. Pídeles su opinión y tenla muy en cuenta: al fin y al cabo, ellos y ellas son quienes mejor conocen su trabajo.

Fórmate como profesional en un sector con muchísima demanda

Por supuesto, para saber de verdad cómo organizar el departamento de administración de una empresa no basta con leer este artículo. Aquí te hemos dado una imagen general y algunos consejos que te pueden servir; pero a la hora de enfrentarte con la realidad, tendrás que tener una formación específica. En CEAC FP podemos guiarte en el proceso; solo tienes que llamarnos, escribirnos o visitar nuestras sedes, y te daremos toda la información sobre los mejores cursos oficiales de FP, presenciales o a distancia.

Nuestros programas formativos te entrenarán para trabajar en departamentos de administración, y te permitirán entrar en contacto con el mundo “real” a través de completos programas de prácticas en empresas. Es el momento de tomar la decisión que supondrá un antes y un después en tu vida laboral: contáctanos y te ayudaremos a hacerla realidad.

1. Cómo organizar un departamento de administración (y no “morir” en el intento)
2. Tipos de estructura organizativa: jerárquica y funcional
   1. Estructura jerárquica
   2. Estructura funcional
   3. Cómo organizar un departamento de administración paso a paso
3. Fórmate como profesional en un sector con muchísima demanda